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上行文报告格式

归档日期:06-24       文本归类:报告文书      文章编辑:爱尚语录

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  上行文报告格式 上行文亦即向国务院报送的请示或报告。其文头在眉首 区要留出供国务院领导批示签署意见的空白区,因此眉首区 比一般公文为大。这种格式要求在一般公文格式的眉首区整 体往下移 55mm, 以保证发文机关名称与版心上边沿距离 80mm。 由于上行文要由行文机关负责人签名,签名位置与发文 字号在同一水平线上,为此发文机关的字号就不能放在正中 位置,应左移至版心左边缘空一个字位置标识。负责人及其 签名在版心右边缘空一个字位置标识。签发人姓名应用 3# 楷体。签发人与签发人姓名之间用冒号分隔。如上行文或下 行文中有几个单位联合行文,则其格式与上、下行文格式相 同,同是在发文机关名称栏应把多个机关名称顺序列上,后 加文件二字,居中摆放。如联合行文单位过多,则要注意保 证第一页有正文,如保证不了就只好缩小发文机关名称的字 号。在联合行文时主办机关应列在第一位。单位领导人签名 在联合行文时与机关名称排列一致。这时红色反线下移。 多个单位联合行文,其发文字号只有一个,也就是主办 单位的发文字号。 下行文联合行文不需标识签发人和签发人姓名,因此其 发文字号应列在中间。 包括公文标题、 主送机关、 正文、 附件、 发文机关盖章、 成文日期、附注等栏目。 标识在红色反线下空二行字的位置居中对称标识。如标 题字数太多可分一行、二行、或三行标识。采用字体字号为 2 号小标宋体。 标题标识一般要包括三要素,即发文机关名称、事由、 文种三部份内容。其中,发文机关名称除“请示”文种需严 格标识外,其他文种有时可省略。发文机关名称标识时要用 全称或规范化简称。事由应把公文的主题内容高度概括成简 明扼要的一段话,说明全文要点。文种则按新《办法》规定 的 13 种文件选用标识。 标识标题时除要注意美观、对称外,还要注意标题中的 用词和引用书名、人名、数字等不要分离。标题中除引用书 名号或政治术语要加引号外,一般不用标注标点符号。 也就是受文办理机关。要标识机关的全称或规范化简称。 主送机关标识在标题下空一行字位置,左侧顶格标识,后加 冒号。 如碰到主送机关太多, 则要注意必须保证首页有正文。 在这种情况下其主送机关可在此栏标几个,后加括弧说明其 余主送见版记, 然后将其余主送机关放置于版记处, “抄送” 上一行标识。 正文在主送机关下一行字左侧空二个字标识。正文要求 文字简练、明了,用词正确、概括,每自然段开始左侧空二 个字书写。 正文中数字要用阿拉伯数字标识,计量单位全采用公制 计量单位。但在标识词语中的序数词时,其数字标识仍采用 中文大写。如“七上八下” 、 “五颜六色”等词。 公文生效标识。但用印时要注意防伪。除油墨防伪外, 印章盖章位置很重要,要求印章与正文之间不允许再加内容, 因此控制印章与正文间 3~5mm 内盖章。由于这位置比较难 掌握,则可控制在正文下一行字距范围内盖章。这样正文下 也不好加文字内容了,保证了防伪。另外要求印章必须盖在 成文时间上即印章应压成文年月日几个字上,防止空白印章。 指公文被领导批准发布的时间。其年、月、日的标识, 在国家行政机关公文中要标识为中文大写即“二○○一年十 一月二十一日” ,不能称为“XX 年 11 月 21 日” 。这是一个特 殊要求。一般公文的年、月、日标识位置在图文右侧距右侧 空 4 个字的位置标识。 如遇到二个单位行文时,年、月、日标识则为左、右侧 距版线 个字,居中标识××××年××月×××日。 如碰到多个单位联合行文时则年、月、日标识应在右侧距右 侧版线空二个字标识。 印章不压年、 月、 日, 印章与年、 月、 日间空一行字距标识。 公文如有附件,应在正文下空一行左侧距版线空二个字 标识“附件”后加冒号,冒号后标识附件内容。附件名称标 识不加标点符号。如附件名称内容很长一行标识不下,要四 行时则应在文字下一行位置标识。不在“附件”或序号数下 标识。如附件有几个,则可在冒号后标识附件顺序号和每个 附件的内容,并顺序排列。遇到有附件,则印章和成文时间 应放在附件标识的下面。其位置与正文位置相同。 这一栏为在正文内无法表述的内容,但又需说明的事项, 在附注栏标识。 标识时加括弧, 如 “请示” 文种中 “联系人” 、 “联系电话”则可标为(联系人:×××,联系电话:×× ×××××××),或(此文限传达到县、团级)等。其标识 位置在正文成文日期下一行左侧距版线空二个字的位置标 识。 其内容包括主题词、主送、抄送、印发说明等内容。版 记一般应放在公文最后一页的底部,其位置均在双数页面上。 版记一般不编页码。但如遇正文同页则可编页,不同页不编 页码。版记中每栏目间用黑色粗实线 号黑体字标于版记顶部,左侧顶左版线标识,后加 冒号。冒号后标主题词词组。主题词词组间不用标点符号分 割,要用空一个字作间隙。词组用 3 号小标宋体字标识。 当正文中主送机关太多时移至此标识,其位置在主题词 下一行,标识时左、右各空一个字,标“主送” ,主送后加 冒号。主送机关名称要标全称或规范化简称。主送机关之间 分隔要用逗号分割。 标“抄送” 标在主送或主题词下一行位置,其标识方法与“主送” 相同。 在“抄送”下一行左、右各空一个字标识,左标公文承 印单位,右标年月日(用阿拉伯数字)。 各单位如要进一步标审核人、校对、及印发份数时,则 可在承印单位下一行标识,但要求标识均匀,对称好看。 取消“此页无正文”标识增强公文防伪性。 过去往往在公文结束时碰到所剩页面不多无法加盖印 章和标注年、月、日。这时只好把印章和成文时间列入下一 页低。为表示有印章和成文时间这一页纸与正文是联接的所 以在纸的开头标注(此页无正文)以示说明。这次新《办法》 和新的《公文格式》标准则为公文防伪,取消了这一说明。 并明确规定:盖印章的一页公文上面必须有正文内容。为了 解决这一问题,新的《公文格式》标准中规定:遇有这个问 题时,可采取调正公文行距和字距的办法来解决,也就是说 遇到这样情况可视公文内容及其下部空白多少,用改变这一 页低公文的行距或字距来达到使印章和成文时间与公文同 处一页。 要求用 4 号半角白体阿拉伯数字标识。其位置在公文版 心线下右边缘(指单页)线mm,距右版心线空一个字处 标识。双页在版心线左下角距左侧版心线空一个字,距版心 线mm 处标识。 公文中表格公文中有时附有表格,则在标识时要注意: 跟正文一致的表格其页码编写与正文相同。如跟正文位置不 同,表格是横排,则此时应记住:单页表头面向订口方向, 双页表头面向切口(也称翻口)方向, 页码标识与图表成 90° 方向扭转,单页标在左下角,双页标在左上角。对大张纸的 表格,则不标页码,只标附表名称或“附表 1” 、 “附表 2” 。 如附表放在文件最后则均不编页码,只标“附表 1” 、 “附表 2”……。

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